학교나 회사에서 팀 단위로 일을 해야 하는 경우가 많습니다. 이런 팀 단위 작업은 재미난 점도 많지만 피곤한 부분도 있습니다. 시간적 공간적 제약으로 인해 팀원이 모여 미팅을 진행하는 게 어려울 때가 많으며, 매번 팀원들 자료를 챙기고 변경된 사항들을 알려주는 게 여간 번거로운 게 아닙니다.

 

하지만, 최첨단을 달리는 요즘 같은 시대에 이런 점들은 예전보다 더 쉽게 극복할 수 있는 방법이 있습니다. 스마트폰으로 그룹 채팅을 통해 의견을 나누고 미팅 시간을 간편하게 잡을 수 있으며, 회의 자료들은 온라인 문서 편집 서비스를 이용하면 쉽게 공유하고 다 함께 작업을 할 수도 있습니다

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마이크로소프트에는 이런 팀단위 작업에 유용하게 쓸 수 있는 서비스가 있습니다. 문서 작업용 프로그램으로 유명한 오피스를 웹으로 옮겨 놓은 웹오피스가 바로 그것입니다. 웹오피스를 활용한다면 효율적인 팀 단위 협업으로 멋진 결과물을 만들어 낼 수 있으리라 봅니다.

 

◇ 웹오피스로 공유 문서 어떻게 만드나? = 팀 단위 작업인 만큼 문서를 쉽게 공유하는 게 중요합니다. 웹오피스는 이것을 쉽게 해 줍니다. 어떻게 하는지 그 방법에 대해 간단하게 알아보겠습니다.

 

▲ 오피스를 온라인에 옮겨 놓은 웹 오피스

 

웹오피스는 설치형 문서 편집 프로그램인 오피스를 웹으로 그대로 옮겨 놓았다고 생각하면 됩니다. 즉 오피스의 다양한 문서 포맷 파일을 완벽하게 지원하고 있습니다. 웹오피스 덕에 PC에서 작업한 파일도 온라인에서 그대로 열람하고 편집이 됩니다.

 

파일 올리기는 웹오피스 기본 화면에 접속하면 ‘파일 추가‘ 메뉴를 통해 할 수 있습니다. 실버라이트가 설치되어 있다면 원하는 파일을 마우스로 끌어다 놓기만 하면 업로드까지 이루어집니다.

 

▲ 파일을 마우스로 끌어다 놓으면 업로드가 되어 편리하다

 

업로드가 된 문서 파일을 클릭하면 새 탭이 뜨면서 웹앱을 이용해 문서의 내용을 볼 수 있습니다. 상단 메뉴에 보면 ‘공유‘ 항목이 있습니다. 이것을 클릭하면 팀원과 지금 보고 있는 문서를 공유해서 같이 볼 수 있습니다.

 

공유는 팀원 이메일을 이용하면 됩니다. 물론 핫메일(Hotmail)에 등록된 연락처를 사용할 수도 있습니다. 공유된 문서는 단순히 열람만 가능하게끔 설정할 수 있지만, 편집 권한도 부여할 수 있습니다.

 

▲ 쉽게 문서를 공유할 수 있습니다

 

마지막으로 알림 메일을 보내면 작업은 끝납니다. 그럼 팀원들은 관련 메일을 한 통씩 받게 되고 링크를 통해 문서에 접속할 수 있습니다.

 

◇ 어떻게 활용하면 좋을까? = 위에서는 문서를 공유하는 방법을 살펴봤습니다. 그런데 팀 단위로 작업을 하다 보면 매번 모임 때마다 작성한 희의록이나 관련 자료, 보고서 등의 여러 문서를 공유할 필요가 있습니다. 그런데, 문서가 생성될 때마다 매번 공유를 해야 한다면 무척 번거롭습니다.

 

이럴 땐 폴더를 통째로 공유로 지정하는 게 좋습니다. 오피스 문서 파일이 저장되는 공간은 MS의 클라우드 스토리지 서비스인 스카이드라이브입니다. 이곳에서는 폴더를 생성해 파일을 분류할 수 있습니다.

 

공유는 개별 문서 뿐만 아니라 폴더 전체를 할 수 있습니다. 폴더를 팀원과 공유하게 되면 생성된 문서를 폴더 안에 저장만 하면 매번 공유 설정할 필요 없이 팀원은 언제라도 그 문서에 접근할 수 있습니다. 필요한 자료는 누구라도 쉽게 업로드만 하면 팀원들이 열람할 수 있기에 편리합니다. 더 이상 인원수에 맞춰서 프린트할 필요가 없습니다.

 

▲ 폴더 공유를 통해 여러 문서를 한 번에 모두 공유할 수 있습니다

 

팀 작업을 하다 보면 시간적, 공간적 제약으로 한 자리에 모이는 게 쉽지 않습니다. 그러다 보면 조별 활동이 삐거덕거리게 되기도 합니다. 하지만 우리에겐 웹오피스가 있습니다. 이럴 때 적극 활용하면 좋습니다.

 

웹오피스는 온라인 문서 편집 서비스답게 여러 사람이 하나의 문서에 동시에 접속해 공동으로 문서를 제작할 수 있습니다. 여기에 윈도우 라이브 메신저를 통해 함께 이야기를 나누면서 작업을 한다면 금상첨화입니다. 시간과 공간의 제약도 인터넷을 통해 쉽사리 극복할 수 있으며, 옆에서 함께 작업하는 것과 비슷한 효과를 발휘할 수 있습니다. 팀원이 함께 결과물을 만들어 나갈 수 있는 멋진 기능입니다.

 

▲ 하나의 문서에 여러 명이 접속해 작업을 할 수 있습니다

 

팀 활동은 여러 사람과 함께 무언가를 만들어 나가기에 즐거운 작업입니다. 여기에 웹오피스처럼 편리한 도구까지 더해진다면 효율은 몇 배로 높아지리라 생각합니다. 여러분이 참여하는 팀에서는 아직도 구석기 시대의 방법만 쓰고 있나요? 그렇다면 적극적으로 제안해 웹오피스를 한 번 써보는 건 어떨까요? 좋은 작업 효율은 좋은 결과물로 이어지게 될 것입니다.

 

베타뉴스 김태우 ()
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